Qu’ est-ce que le métier de : Documentaliste ged (H/F) ?
Aperçu du métier
Le documentaliste GED (Gestion Électronique des Documents) est responsable de l’organisation, de la gestion et de la sécurisation des documents numériques au sein d’une entreprise. Il veille à la numérisation, au classement et à l’archivage des informations, garantissant leur accessibilité et leur confidentialité. Son rôle implique aussi l’optimisation des systèmes de gestion documentaire, la formation des utilisateurs et le respect des normes de conformité réglementaire. En collaboration avec les différents services, il s’assure que le flux d’informations soit fluide et efficace, facilitant ainsi le partage et la conservation des connaissances au sein de la structure.
Fonctions Principales
• Gestion et organisation des documents électroniques : Assurer la classification, le tri et le stockage des documents au sein de la GED (Gestion Électronique des Documents).
• Indexation et catalogage : Attribuer des métadonnées aux documents pour faciliter leur recherche et leur consultation par les utilisateurs.
• Formation et assistance des utilisateurs : Former les collaborateurs à l'utilisation du système de GED et fournir un support technique pour résoudre les problèmes éventuels.
• Veille technologique : Suivre les évolutions des outils et des technologies de gestion documentaire afin de maintenir le système à jour et d'optimiser son efficacité.
• Sécurité et conformité : Veiller à la protection des documents et au respect des normes et réglementations en matière de gestion électronique des documents.
Compétences Requises
Compétences techniques
• Maîtrise des outils de gestion électronique de documents (GED)
• Connaissance approfondie des normes et standards de l'archivage électronique
• Capacité à réaliser des audits documentaires et à mettre en place des procédures de gestion documentaire
Compétences comportementales
• Sens de l'organisation et rigueur
• Capacité à travailler en équipe et à communiquer efficacement
• Adaptabilité et polyvalence pour gérer des tâches variées et évolutives
Outils et Technologies ️
• Logiciels de gestion électronique de documents (GED) tels que M-Files ou SharePoint
• Systèmes de gestion de base de données (SGBD) comme MS SQL Server ou Oracle
• Logiciels de numérisation et OCR (Reconnaissance Optique de Caractères) tels qu'ABBYY FineReader
• Outils de catalogage et indexation comme Koha ou DSpace
Formation et Qualifications
Niveaux de formation :
• Licence en sciences de l'information et de la communication
• Master en gestion de l'information et des documents
• Diplôme de conservateur de bibliothèque
Certifications :
• Certification en gestion électronique des documents (GED)
• Certification Archiviste de Documents Numériques
• Certification en gestion de projet (PMP)
Perspectives de carrière
Évolution possible :
Le rôle de documentaliste GED (Gestion Électronique des Documents) connaît un virage stratégique vers des responsabilités élargies et de nouvelles opportunités. En effet, avec l'augmentation exponentielle du volume de données, les documentalistes GED sont amenés à jouer un rôle crucial dans la gestion efficace et sécurisée des informations. Le développement de compétences en matière de cybersécurité, de gestion des données et d'analyse avancée représente une chance significative pour une progression de carrière. Les documentalistes peuvent également se spécialiser dans la mise en œuvre et le développement de solutions d'intelligence artificielle et de machine learning pour améliorer les systèmes de gestion documentaire.
Tendances du secteur :
• L'adoption croissante des solutions de GED dans le cloud : Les entreprises migrent vers des solutions de gestion documentaire basées sur le cloud pour bénéficier d'une meilleure accessibilité et flexibilité.
• Intégration de l'intelligence artificielle : L'utilisation de l'IA pour automatiser certaines tâches, comme le classement et l'indexation des documents, devient de plus en plus prévalente.
• Accent sur la sécurité des données : Face aux menaces croissantes en matière de cybersécurité, le secteur se concentre davantage sur la mise en place de protocoles de sécurité robustes pour protéger les informations sensibles.
• Rationalisation des processus : Les organisations cherchent à optimiser leurs opérations en intégrant des systèmes GED avec d'autres outils d'entreprise comme les ERP et les CRM.
• Augmentation de la demande pour des documentalistes GED polyvalents : Les employeurs cherchent des professionnels capables de maîtriser des compétences techniques et stratégiques pour contribuer à l'amélioration globale de la gestion des documents.
Avantages ➕
• Environnement de travail flexible avec options de télétravail et horaires flexibles.
• Accès à des formations continues pour rester à jour avec les nouvelles technologies et méthodes de gestion électronique de documents.
• Opportunités d'évolution de carrière avec des possibilités de spécialisation dans divers aspects de la gestion de l'information.
• Avantages sociaux comprenant des assurances santé, des plans de retraite et des programmes de bien-être.
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• Archiviste : Organise, conserve et rend accessible des documents et archives. Ce métier est proche du rôle de gestionnaire de documents, impliquant des compétences similaires en classification et préservation de l'information.
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• Records Manager : S'occupe de la gestion et de la rétention des documents d'une organisation. Ce métier est parallèle à celui de documentaliste GED, car il nécessite une expertise en gestion de l'information et en conformité réglementaire.
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