Secrétaire (H/F)

• Gestion des appels téléphoniques et des courriels
• Organisation et planification des réunions et des rendez-vous
• Préparation et rédaction de documents, de rapports et de présentations
• Gestion des archives et classement des dossiers
• Coordination des communications internes et externes

Compétences techniques

• Maîtrise des outils de bureautique (Word, Excel, PowerPoint)
• Gestion des agendas et planning
• Connaissance des techniques de communication écrite et orale

Compétences comportementales

• Capacité d'organisation et de gestion du temps
• Excellente communication et sens du relationnel
• Discrétion et respect de la confidentialité

• Microsoft Office Suite
• Logiciels de gestion de calendrier (comme Google Calendar ou Outlook)
• Systèmes de gestion électronique des documents (GED)
• Outils de visioconférence (comme Zoom ou Microsoft Teams)

Niveaux de formation :
• Bac pro Gestion-Administration
• BTS Support à l'action managériale
• DUT Gestion des entreprises et des administrations

Certifications :
• Certification Voltaire pour la maîtrise de l'orthographe
• Certification TOSA pour les compétences en bureautique
• Certificat de compétences en gestion administrative (CCGA)

Évolution possible :
Le métier de secrétaire offre plusieurs opportunités de progression, souvent dépendantes de la montée en compétences et de l'expérience acquise. Initialement positionnée comme assistante administrative, une secrétaire peut voir son rôle évoluer vers des postes de gestion plus complexes. Avec une formation complémentaire, elle pourrait devenir assistante de direction, renforcer ses compétences en gestion de projet ou se spécialiser dans des secteurs tels que le juridique ou le médical. La numérisation croissante des entreprises ouvre également des voies pour une progression vers des rôles axés sur la gestion numérique de l'information ou la gestion de communauté sur les réseaux sociaux.

Tendances du secteur :
Le secteur du secrétariat connaît plusieurs évolutions notables :
• La digitalisation : Les secrétaires doivent désormais maîtriser de nombreux outils numériques, tels que les logiciels de gestion d'information, les plateformes de communication collaborative et les outils de bureautique avancée.
• Le télétravail : La pandémie a accéléré la tendance vers le travail à distance. Les secrétaires doivent donc être agiles et capables de gérer des tâches administratives de manière efficace, même hors du bureau.
• La diversification des tâches : Le rôle de la secrétaire s'étend souvent au-delà de la simple gestion administrative pour inclure des responsabilités comme la gestion des médias sociaux, l'organisation d'événements ou le support en ressources humaines.
• La spécialisation : De plus en plus de secrétaires choisissent de se spécialiser dans des domaines précis comme le juridique, le médical ou encore dans la gestion de projets, ce qui requiert des compétences spécifiques et offre des opportunités de carrière distinctes.
Ce métier doit constamment s'adapter aux changements technologiques et économiques du marché afin de rester pertinent et efficace.

• Stabilité de l'emploi : Les entreprises recherchent constamment des secrétaires pour assurer le bon fonctionnement de leurs opérations quotidiennes, offrant ainsi une sécurité de l'emploi accrue.

• Flexibilité d'horaires : De nombreuses entreprises permettent aux secrétaires de bénéficier d'horaires flexibles ou de travailler à temps partiel, facilitant ainsi un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle.

• Opportunités de progression : Le rôle de secrétaire peut servir de tremplin vers des postes administratifs supérieurs comme assistant exécutif ou responsable administratif, offrant des perspectives de carrière intéressantes.

• Assurance santé : De nombreuses entreprises proposent des packages d'assurance santé attractifs pour leurs secrétaires, incluant souvent des couvertures médicales, dentaires et de vision.

• Assistant administratif : Ce métier implique des responsabilités similaires à celles d'un secrétaire, telles que la gestion des agendas et l'organisation des réunions, offrant une transition naturelle pour les compétences existantes.

• Coordinateur de bureau : Ce rôle nécessite de coordonner les opérations quotidiennes du bureau et peut intéresser un secrétaire à la recherche d'une évolution professionnelle avec plus de responsabilités.

• Gestionnaire de documentation : Ce poste se concentre sur la gestion organisée et l'archivage des documents, tirant parti des compétences d'organisation et de gestion des informations détenues par un secrétaire.