Qu’ est-ce que le métier de : Assistant secrétaire (H/F) ?
Aperçu du métier
L’assistant secrétaire joue un rôle clé dans le bon fonctionnement d’un bureau ou d’une organisation. Ses responsabilités incluent la gestion des appels téléphoniques, la planification des rendez-vous, la rédaction et l’édition de documents, ainsi que la tenue des dossiers. En plus de ces tâches administratives, l’assistant secrétaire assure un support logistique pendant les réunions, coordonne les activités internes et communique efficacement avec les différents départements. Ce poste requiert une excellente maîtrise des outils bureautiques, une grande discrétion et une capacité à gérer plusieurs tâches simultanément tout en conservant le souci du détail.
Fonctions Principales
• Gérer les appels téléphoniques et les courriels entrants ainsi que la correspondance administrative
• Organiser et planifier les rendez-vous et les réunions, y compris la préparation des documents nécessaires
• Maintenir et mettre à jour les dossiers et les bases de données, assurant la confidentialité et l’exactitude des informations
• Rédiger et préparer des rapports, des présentations et d'autres documents administratifs
• Coordonner et assister dans les tâches de bureau générales, telles que la commande de fournitures, la gestion du courrier et la tenue de l’inventaire.
Compétences Requises
Compétences techniques
• Maîtrise des logiciels de bureautique (Word, Excel, Outlook)
• Gestion de l'agenda et des plannings
• Compétences en prise de notes et rédaction de comptes-rendus
Compétences comportementales
• Excellente capacité de communication
• Sens de l'organisation et de la priorisation
• Discrétion et respect de la confidentialité
Outils et Technologies ️
• Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Systèmes de Gestion Électronique de Documents (GED)
• Logiciels de planification et de gestion de tâches (Trello, Asana)
• Outils de communication en ligne (Microsoft Teams, Zoom)
Formation et Qualifications
Niveaux de formation :
• Diplôme d'études secondaires (Baccalauréat)
• BTS Support à l'Action Managériale (SAM)
Certifications :
• Certification Microsoft Office Specialist (MOS)
• TOSA (Test On Software Applications) pour évaluer les compétences bureautiques
Perspectives de carrière
Évolution possible :
Le rôle d'assistant secrétaire a évolué pour proposer plusieurs opportunités de progression. De nombreux assistants peuvent désormais se spécialiser dans des domaines spécifiques, tels que la prise en charge administrative de projets ou le secrétariat médical. Avec l'acquisition de compétences supplémentaires, telles que la gestion de bases de données ou la maîtrise d'outils digitaux avancés, il est possible de progresser vers des postes de coordination administrative ou de gestion. Par ailleurs, la formation continue et la certification dans des logiciels spécialisés ou des compétences linguistiques peuvent ouvrir la voie à des postes de direction dans des services administratifs.
Tendances du secteur :
• Le rôle d'assistant secrétaire voit une intégration accrue des technologies numériques, avec une demande croissante pour la maîtrise des outils de collaboration à distance, des logiciels de gestion de projets et des plateformes de communication.
• Le télétravail devient de plus en plus une réalité, ce qui implique une adaptation des méthodes de travail pour maintenir l'efficacité et la collaboration à distance.
• L'accent est mis sur la polyvalence, où les assistants secrétaires sont souvent amenés à gérer des tâches multifonctionnelles allant de la comptabilité de base à la communication avec les clients et la gestion de l'agenda.
• Il y a une tendance vers la spécialisation, où les compétences sectorielles spécifiques, telles que la connaissance du secteur juridique ou de la santé, deviennent de plus en plus valorisées.
• Les entreprises cherchent à renforcer la dimension humaine du poste d'assistant, en valorisant les compétences interpersonnelles et en encouragent une culture de service axée sur l'écoute active et la communication efficace.
Avantages ➕
• Assurance santé complète, incluant soins dentaires et optiques
• Horaires de travail flexibles permettant un bon équilibre entre vie professionnelle et vie personnelle
• Opportunités de formation continue et de développement professionnel
• Environnement de travail diversifié et collaboratif, favorisant l'épanouissement personnel et professionnel
Ces métiers peuvent vous intéresser
• Secrétaire administratif : Assure des tâches administratives variées au sein d'une organisation. Ce métier est une progression naturelle pour un assistant secrétaire souhaitant assumer plus de responsabilités et développer ses compétences en gestion.
• Assistant de direction : Soutient les cadres dirigeants dans leur gestion quotidienne en coordonnant leurs agenda, réunions et communications. Ce rôle convient à un assistant secrétaire cherchant à collaborer étroitement avec la direction et à accéder à une vue d'ensemble stratégique de l'entreprise.
• Réceptionniste : Accueille et oriente les visiteurs, répond aux appels téléphoniques et gère les tâches administratives de première ligne. Ce poste est idéal pour un assistant secrétaire qui aime le contact humain et souhaite renforcer ses compétences interpersonnelles.
