Opérateur de saisie (H/F)

Au sein de notre équipe, vous assurez la saisie et le suivi administratif des devis, réservations, commandes et factures transmis par nos clients traiteurs, principalement par e-mail.

Après une formation interne à notre ERP Divalto, vous développerez progressivement votre connaissance du secteur événementiel et de nos produits. Cette montée en compétences vous permettra, à terme, de renseigner directement nos clients par téléphone et de prendre en charge des dossiers de plus en plus complexes.

Le poste implique des échanges réguliers avec nos clients, principalement par téléphone et e-mail.

À noter : ce poste ne comprend aucune prospection commerciale.

VOS PRINCIPALES MISSIONS

Dans un premier temps, et avec l'accompagnement d'une personne expérimentée, vous serez amené(e) à :

Utiliser les fonctionnalités courantes de notre ERP Divalto (formation assurée en interne) ;
Saisir les devis et commandes à codes à partir de nos références produits, puis les faire contrôler par un(e) collaborateur(trice) expérimenté(e) ;
Envoyer les devis et commandes validés aux clients par e-mail ;
Saisir et traiter les factures ;
Éditer les listings nécessaires aux équipes de préparation de commandes et à la logistique ;
Éditer les bons de livraison ;
Assurer le rangement quotidien et le classement des dossiers ;
Effectuer l'archivage des documents ;
Gérer l'affranchissement du courrier ;
Répondre aux appels téléphoniques et assurer un premier niveau de renseignement auprès des clients.
Avec l'acquisition progressive de connaissances et d'autonomie, vous serez amené(e) à prendre en charge des demandes clients plus complexes et à devenir un véritable interlocuteur de confiance.

HORAIRES

Le poste est organisé du lundi au vendredi, avec environ 6 samedis matin travaillés dans l'année, de 8h30 à 12h30.

Les horaires sont variables selon les périodes d'activité :

Forte activité : amplitude de 8h à 19h ;
Activité moyenne : amplitude de 8h30 à 18h30 ;
Faible activité : amplitude de 8h30 à 17h30.

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Vous travaillerez quotidiennement avec différents outils informatiques, notamment :

Divalto, notre ERP de gestion ;
Eventsoft, notre logiciel de gestion et de logistique événementielle ;
Le Pack Office, notamment Excel.

Le profil pour ce poste :

• Rigueur et organisation : Vous êtes fiable, ponctuel, assidu et particulièrement attentif aux détails. Vous savez organiser vos tâches, définir les priorités et conserver votre efficacité pendant les périodes de forte activité.

• Aisance relationnelle et sens du service : Vous appréciez le travail en équipe et le contact avec les clients. Vous disposez d’un excellent relationnel, êtes à l’aise au téléphone et possédez une très bonne expression écrite pour assurer des échanges professionnels par e-mail.

• Maîtrise des outils informatiques : Vous êtes à l’aise avec les outils informatiques et maîtrisez le Pack Office, notamment Excel. Vous serez formé en interne à l’utilisation de l’ERP Divalto et amené à travailler avec le logiciel de gestion et de logistique événementielle Eventsoft.

Qualification(s) requise(s) :

• Une première expérience en saisie, administration des ventes, gestion de commandes ou relation client est appréciée mais n’est pas indispensable. Une formation interne aux outils, aux produits et aux méthodes de travail est assurée.

Horaires : Poste du lundi au vendredi avec environ 6 samedis matin travaillés par an, de 8h30 à 12h30. Les horaires varient selon l’activité : amplitude de 8h à 19h en forte activité, de 8h30 à 18h30 en activité moyenne et de 8h30 à 17h30 en faible activité.

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